O que é RPA e como ele pode ajudar sua empresa?

Tarefas repetitivas consomem boa parte do tempo de equipes inteiras: copiar dados de um sistema para outro, processar faturas, gerar os mesmos relatórios todos os dias. São atividades necessárias, mas que rendem pouco e cansam quem as executa. A Automação Robótica de Processos, mais conhecida como RPA (Robotic Process Automation), surgiu justamente para resolver esse problema.

Com RPA, robôs de software passam a executar essas rotinas com rapidez e precisão, liberando as pessoas para o que realmente exige julgamento humano. Neste artigo você vai entender o que é RPA, como funciona, onde se diferencia da inteligência artificial, quais os benefícios reais, exemplos de aplicação, os cuidados na adoção e como implementar a tecnologia na sua empresa.

O que é RPA (Robotic Process Automation)?

RPA é uma tecnologia que permite criar robôs de software, os bots, capazes de simular ações humanas em sistemas digitais para executar tarefas específicas. Esses bots interagem com aplicativos e sistemas, manipulam dados, processam transações e respondem a solicitações, assim como uma pessoa faria, porém de forma muito mais rápida e precisa.

O RPA é especialmente útil para tarefas recorrentes, de baixo valor agregado e que seguem regras de negócio bem definidas. Em outras palavras, quanto mais previsível e repetitivo o processo, mais ele se beneficia da automação.

RPA, IA e hiperautomação: qual a diferença?

Os termos costumam ser misturados, mas representam camadas distintas:

• RPA: segue regras determinísticas. É excelente para processos estruturados e previsíveis, mas não toma decisões fora do que foi programado.
• Inteligência Artificial: adiciona capacidade cognitiva, como interpretar textos, imagens ou linguagem natural, lidando com cenários menos estruturados.
• Hiperautomação: combina RPA, IA e mineração de processos para automatizar fluxos de ponta a ponta, e é a direção para onde o mercado caminha.

Vale também não confundir RPA com automação de testes: enquanto a automação de testes valida se um software funciona como esperado, o RPA executa processos de negócio entre sistemas já em produção.

Como o RPA funciona?

Os bots de RPA são configurados para reproduzir as ações de uma pessoa em um ou mais sistemas, seguindo um passo a passo definido. Entre as tarefas mais comuns estão:

• Entrada e validação de dados em sistemas.
• Processamento de faturas e notas.
• Geração de relatórios.
• Resposta a e-mails e solicitações padronizadas.
• Transferência de dados entre diferentes sistemas.

Na prática, é comum que os bots operem em fluxos integrados. Um processo pode começar com o gatilho de um e-mail, levar o robô a interagir com um sistema web e terminar em uma transação no SAP. Esses fluxos integrados, que cruzam várias ferramentas, são frequentes em projetos de RPA.

[IMAGEM para subir no Studio: rpa-fluxo.png, alt: "Fluxo de um processo de RPA, do gatilho à conclusão com registro em log"]

Benefícios do RPA para a sua empresa

Aumento da eficiência

Ao assumir tarefas recorrentes, os bots realizam o trabalho muito mais rápido do que uma pessoa e liberam o time para atividades de maior valor, que exigem pensamento crítico, criatividade ou visão estratégica. O resultado é mais produtividade, já que os funcionários deixam de interromper o trabalho para executar processos monótonos.

Redução de custos

A automação gera economia relevante: reduz a necessidade de mão de obra em tarefas rotineiras e devolve às equipes o tempo antes gasto com elas. Como os bots trabalham 24 horas por dia, 7 dias por semana, a eficiência operacional cresce ainda mais.

Mais precisão

Como seguem regras predefinidas, os bots mantêm um índice de erros muito baixo, o que reduz o retrabalho. Pessoas podem falhar em momentos de cansaço ou distração; máquinas, devidamente configuradas, mantêm sempre a mesma consistência.

Conformidade e segurança

Os bots operam conforme as regras estabelecidas e registram todas as ações em logs, o que facilita auditorias e ajuda a garantir conformidade com regulamentações. Além disso, seguem protocolos de segurança que ajudam a proteger dados sensíveis.

Escalabilidade

As soluções de RPA escalam com facilidade para acompanhar aumentos na carga de trabalho. Precisa do dobro de relatórios? Novos bots podem ser colocados para operar em poucos cliques, sem a necessidade de contratar e treinar novas pessoas.

Integração entre sistemas

O RPA conecta ferramentas que normalmente não conversam entre si, orquestrando tarefas que passam por e-mail, sistemas web e ERPs em um único fluxo automatizado.

RPA em números

Os ganhos também aparecem nos números do mercado. Segundo a Gartner, o RPA mostra força e crescimento consistentes:

• Receita global com software de RPA projetada em US$ 1,89 bilhão em 2021, uma alta de 19,5% sobre 2020.
• Previsão de que 90% das grandes organizações adotariam algum tipo de RPA até 2022.
• Mercado projetado para crescer a taxas de dois dígitos nos anos seguintes.
• Estimativa de que, até 2024, grandes organizações triplicariam a capacidade de seus portfólios de RPA.

Fonte: Gartner, "Worldwide Robotic Process Automation Software Revenue to Reach Nearly $2 Billion in 2021" (setembro de 2020).

Exemplos de aplicação do RPA

Setor financeiro

No financeiro, o RPA automatiza processos como conciliação de contas, processamento de faturas e geração de relatórios. O efeito é mais eficiência e menos risco de erro em atividades críticas.

Recursos humanos

Em RH, a tecnologia automatiza triagem de currículos, integração de novos colaboradores e gestão de folha de pagamento. Com isso, a equipe foca em atividades estratégicas, como desenvolvimento de talentos, gestão de desempenho e engajamento.

Atendimento ao cliente

No atendimento, o RPA responde a dúvidas frequentes, processa pedidos e gerencia devoluções. O resultado é um suporte mais rápido e eficiente, que eleva a qualidade percebida e a satisfação do cliente.

Desafios e cuidados ao adotar RPA

Apesar dos benefícios, o RPA não é uma solução mágica. Para evitar frustrações, alguns cuidados são essenciais:

• Não automatize um processo ruim: antes de automatizar, vale revisar e otimizar o fluxo, ou você apenas acelera um problema.
• Processos muito instáveis ou que mudam de regra com frequência rendem pouco retorno e exigem manutenção constante.
• Mudanças nas interfaces dos sistemas podem quebrar bots, o que reforça a importância de padrões de desenvolvimento e monitoramento.
• Governança e segurança precisam ser definidas desde o início, com controle de acessos e credenciais dos robôs.

Como implementar RPA na sua empresa

Uma adoção bem-sucedida costuma seguir cinco etapas:

1. Identificação de processos

Mapeie os processos que atendem aos requisitos básicos para RPA: tarefas repetitivas, baseadas em regras e que consomem muito tempo. Na Atomic, seguimos o conceito de "Pense Grande, mas Comece Pequeno": começamos por processos pequenos, que geram gargalo e trazem retorno rápido, sempre com padrões de desenvolvimento que garantem manutenção e reúso das funcionalidades.

2. Escolha da ferramenta de RPA

Existem diversas ferramentas no mercado, como UiPath e Automation Anywhere. Analise com calma qual melhor atende às necessidades do seu negócio e garanta profissionais capacitados para o desenvolvimento. Na Atomic, além de equipe especializada nessas ferramentas, contamos com o Proton, nossa plataforma de automação que acelera a criação e a gestão de bots, somada à experiência em projetos e nas melhores práticas de automação.

3. Planejamento e piloto

Crie um plano de desenvolvimento e implementação e rode um projeto piloto para validar a eficácia da solução. Comece por um MVP, que a Atomic pode ajudar a construir gratuitamente, para mostrar resultados concretos às áreas de negócio e demais stakeholders.

4. Escalabilidade

Com o piloto validado, planeje a expansão para outros processos e departamentos. Pela nossa experiência, novas demandas surgem naturalmente, conforme outras áreas percebem o potencial de automatizar tarefas onerosas.

5. Monitoramento e otimização

Acompanhe o desempenho dos bots e colabore com as áreas para identificar fluxos que usam processos semelhantes, permitindo reaproveitar robôs já desenvolvidos. Faça ajustes e manutenções sempre que necessário. Se você ainda tem dúvidas se é a hora de automatizar, vale conferir os sinais de que a sua empresa precisa automatizar tarefas.

Conclusão

A Automação Robótica de Processos é uma tecnologia poderosa para transformar a forma como a sua empresa opera. Ao automatizar tarefas repetitivas e baseadas em regras, o RPA aumenta a eficiência, reduz custos e melhora a precisão dos processos, entregando grandes ganhos de performance com baixo custo operacional. Bem implementado, ele se torna um pilar da maturidade digital do negócio.

Ficou interessado? A Atomic Solutions tem 10 anos de mercado aplicando RPA em clientes de diversos setores, com tecnologia própria por meio do Proton. Entre em contato com a Atomic e solicite uma aplicação personalizada para a sua empresa.